Клиент: ТРЦ «Сильвермолл», крупный торгово-развлекательный центр в Восточной Сибири.

Цель: навести порядок в управлении арендаторами, договорами и маркетинговыми активностями, убрать ручные процессы и «двойной ввод».

Что сделали: внедрили «ВЕБОФИС: REALTY» с интеграцией 1С и модулем дистанционного управления терминалами, запустили личный кабинет арендатора и регламенты.

Результат: согласование договоров ускорили с 12 до 5 дней (-58%), время обновления инфо на терминалах сократили с ~2 часов до 10 минут (-92%), долю просрочек по аренде снизили с 18% до 7% (-61%).

Исходная ситуация

Управляющая компания «Сильвермолла» жила в режиме постоянного «ручного контроля». Договоры и допсоглашения согласовывались через почту и мессенджеры; разные версии документов расходились. Платежная дисциплина зависела от человеческого фактора: бухгалтерия напоминала арендаторам вручную, сверки шли с задержками. Маркетинг вынужденно держал связи с арендаторами через рассылки и личные переписки — без единой аналитики. Отдельная боль — инфокиоски и навигационные терминалы: чтобы обновить новости и акционные блоки, специалист подключался к локальному серверу через Radmin и дублировал данные, которые уже были на сайте и в CRM. Риски: ошибки, простои, зависимость от конкретных сотрудников, потери выручки из-за просрочек.

Подход и архитектура

Мы предложили не латать «дырки», а перевести все ключевые процессы в единое поле управления на базе «ВЕБОФИС: REALTY»:

  • Единый контур данных: арендаторы, объекты, договоры, начисления и оплаты — в одной системе; 1С становится источником финансовых проводок и взаиморасчетов.
  • Личный кабинет арендатора: счета, акты, допсоглашения, обращение в управляющую компанию, запросы на промоактивности — без визитов и переписок.
  • Маркетинг и коммуникации: рассылки, инфоповоды и витрины акций на терминалах и в ЛК — из одного места, с метриками и сегментацией.
  • Автоматизация терминалов: витрина и навигация обновляются напрямую из ВЕБОФИСА, без «Radmin-ритуалов» и двойного ввода.
  • Роли и права: брокеры — по объектам и площадям, маркетинг — по кампаниям и витринам, бухгалтерия — по взаиморасчетам, арендаторы — по собственным договорам и документам.

Принцип — «один раз ввёл → используй везде». Это снизило операционные риски и закрепило ответственность за каждую часть процесса.

Реализация

1) Диагностика и целевая модель. Провели серию интервью: брокеридж, маркетинг, бухгалтерия, IT-поддержка. Составили карту процессов «as-is», определили бутылочные горлышки: дублирование вводов, ручное согласование договоров, отсутствие прозрачных статусов, «локальный» контур терминалов, хаос в коммуникациях.

2) Настройка «ВЕБОФИС: REALTY». Развернули окружение, описали справочники (объекты, помещения, ставки, индексации), включили маршрут согласования договоров и допников, настроили шаблоны документов и статус-модель. Личный кабинет арендатора оснастили разделами: «Документы», «Начисления и оплаты», «Заявки и обращения», «Маркетинг».

3) Интеграция с 1С. Двусторонний обмен: справочники контрагентов, договорные параметры, начисления, оплаты, закрывающие документы. Взаиморасчеты сверяются по расписанию; бухгалтерия получает контроль по DSO и просрочкам, арендаторы — прозрачность в ЛК.

4) Терминалы и витрины. Вместо «ручного» обновления через удаленный доступ настроили публикацию контента на терминалы из ВЕБОФИСА: новости, акции, события центра. Теперь маркетинг управляет офлайн-витринами так же просто, как лендингом.

5) Миграция данных. Подготовили выгрузки из файлов и 1С, очистили дубликаты, привели карточки арендаторов и договоров к единому формату. Параллельно протестировали расчеты и статусы на пилотной выборке.

6) Обучение и регламенты. Провели сессии для брокеров, маркетинга, бухгалтерии и службы эксплуатации. Утвердили краткие регламенты по ключевым сценариям и чек-листы качества. Для новых сотрудников — «онбординг» в базе знаний.

7) Запуск и сопровождение. Постепенно расширили контур с пилота до всего ТРЦ. В первые недели мониторили метрики и качество данных ежедневно; довели скорость согласований и полноту карточек до целевых значений.

Риски и как снимали

  • Сопротивление изменениям. Решили через короткие регламенты, обучение по ролям и демонстрацию быстрых побед (например, автонапоминания и статусы в реальном времени).
  • Качество данных. Настроили валидации и «мастера» создания договоров/допников; на запуске применили правило «двух подписей» для высокой значимости операций.
  • Производительность. Разнесли тяжелые расчеты по расписанию, кешировали часто используемые витрины; доступы на уровне ролей сократили «шум» в интерфейсах.
  • Безопасность и доступность. Централизовали вход через единый контур ВЕБОФИС, разграничили права. Убрали удаленный доступ на локальные терминальные сервера — теперь публикация идет из одного доверенного источника.

Результаты

  • Согласование договоров: 12 дней → 5 дней (-58%).
  • Просрочки по аренде: 18% → 7% (-61%).
  • Обновление терминалов: ~2 часа ручной работы → 10 минут из ВЕБОФИСА (-92%).
  • Прозрачность коммуникаций: 100% обращений арендаторов проходят через ЛК с трассировкой статусов и SLA.
  • NPS арендаторов: +20 п.п. после запуска ЛК (по внутренним опросам).

Что дальше

Следующий этап — расширение сценариев для арендаторов (самоинвентаризация витрин, согласование промо-активностей «в один клик», витрина кросс-продаж с партнерами центра) и подключение модулей контроля подрядчиков по SLA. Для служб эксплуатации рассматриваем связку с «ВЕБОФИС: Tracking», чтобы план-факт работ, выездов и обходов фиксировался автоматически, а табель формировался в один клик. Также запланированы шаблоны маркетинговых кампаний и персональные кабинеты для якорных арендаторов.

Если у вас похожая ситуация — мы запускаем «под ключ» за понятные сроки и бюджет. Посмотрите, как проходит внедрение ВЕБОФИСА, и оставьте заявку — мы предложим архитектуру именно под ваши процессы.

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения «ВЕБОФИС: REALTY» под ваш ТРЦ или бизнес-центр.