Расширенная версия гайда: как определить, что автоматизировать первым, и запустить проект за 90 дней — с формулами, чек-листами и реальными кейсами ВЕБОФИС.
Автоматизация бизнес-процессов — это не «про IT», а про скорость денег и качество операций. Как при ремонте: сначала перекрываем «течь», потом уже красим стены. Ниже — 5 контуров, которые чаще всего дают быстрый и измеримый эффект.
Быстрые критерии «здесь есть смысл автоматизировать»
- Повторяемость ≥ 20 раз в день, есть «ручной ETL»
- 3+ ролей/отделов на одном процессе, «узкие горлышки»
- Цена ошибки: влияет на выручку, маржу или клиентский опыт
- Нужна трассировка по времени и статусам «кто/когда/что сделал»
Как выбрать процессы для старта: модель ICE
Возьмите 5–8 кандидатов и проставьте баллы 1–5 по трём осям: Impact (влияние), Confidence (уверенность), Ease (лёгкость). Сумма/произведение баллов — ваш приоритет к запуску. Для дискуссий внутри команды удобно визуализировать матрицу «эффект × трудоёмкость».
| Процесс | Impact | Confidence | Ease | Итого |
|---|---|---|---|---|
| Продажи: лид → сделка → счёт/оплата | 5 | 4 | 4 | 13 |
| Документооборот: договоры/акты/EDI | 4 | 4 | 4 | 12 |
| Поддержка: обращения, SLA, база знаний | 4 | 4 | 4 | 12 |
| Закупки: заявка → заказ → приёмка → оплата | 4 | 4 | 3 | 11 |
| HR: найм, онбординг, табели/смены | 4 | 4 | 3 | 11 |
Формула быстрой окупаемости
ROI ≈ (Экономия времени × ставка × 12 − затраты) / затраты × 100%
Ставку берите с налогами; экономию — суммарно по ролям. Косвенные эффекты (меньше возвратов/ошибок) учитывайте консервативно.
Что даёт «быстрый старт»
- Сокращение цикла процесса на 20–40%
- Прозрачность статусов и дедлайнов
- Снижение ручного труда (копипаста, «переносов» между системами)
- Контроль SLA, KPI, OKR
1) Продажи: лид → деньги (CRM, КП, счета)
«Деньги любят скорость». Первым автоматизируем путь от заявки до оплаты: единая очередь лидов, распределение задач, шаблоны CP/Invoice, напоминания и аналитика.
Что автоматизировать
- Захват заявок из сайта, почты, мессенджеров
- Воронка сделок, автозадачи и SLA по этапам
- Шаблоны КП и счетов, интеграции оплаты по API
- Подсказки из базы знаний, скрипты продаж
- Дэшборды: конверсия, цикл сделки, прогноз
Быстрый старт (2–4 недели)
- Настройка этапов в CRM
- Шаблоны КП/счетов + напоминания
- Нейро-бот для первичных вопросов
2) Закупки: от заявки до оплаты (P2P)
«Просевшая» закупка — это срыв сроков и кассовые разрывы. Автоматизируем заявку, бюджетную проверку, согласования, заказ, приёмку, «тройное сверение» и оплату.
Что автоматизировать
- Каталог поставщиков и прайс-листы
- Маршруты согласований по ролям/суммам
- Статусы поставок, уведомления
- Приёмка со склада/OCR первички
- Сопоставление: заказ → накладная → счёт
Быстрый старт (3–6 недель)
- Шаблоны заявок + лимиты бюджетов
- Согласования в пару кликов
- Автосбор актов/счетов
Готовое решение: B2B-портал для закупок и дилерских сетей.
3) HR: найм → онбординг → табели/смены → зарплата
HR-процессы — «кровеносная система» компании. Автоматизация снимает рутину, ускоряет онбординг и упорядочивает фонд времени.
Что автоматизировать
- Вакансии, трекинг кандидатов, расписания интервью
- Чек-листы онбординга: доступы, оборудование
- Табели, графики смен, отпуска/командировки
- Оценка по KPI/OKR, обучение
Быстрый старт (2–5 недель)
- Цифровой профиль сотрудника + план онбординга
- Самообслуживание отпусков/командировок
- Отчёты по укомплектованности и фонду времени
Готовые решения: ВЕБОФИС: Tracking, Нейроконсультант.
4) Поддержка: омниканал, база знаний, SLA
Поддержка — «фронт-офис доверия». Цель автоматизации — сократить время ответа, повысить долю решений с первого контакта и разгрузить первую линию ботами.
Что автоматизировать
- Единая очередь обращений из почты/мессенджеров/телефонии
- База знаний + шаблоны ответов
- Категоризация, приоритизация, эскалации
- Чат-боты для FAQ и самообслуживания
- Метрики: время первого ответа, CSAT, NPS
Быстрый старт (2–4 недели)
- Подключение каналов, единые категории
- Импорт FAQ, запуск нейро-бота
- Алерты и отчёты по SLA
Готовые решения: Нейроконсультант, Каталог модулей поддержки.
5) Документооборот: договоры, счета, акты, OCR
Документы — «нервы бизнеса»: когда болит согласование, останавливается всё. Цель — убрать ручной обмен файлами и переписку «по цепочке».
Что автоматизировать
- Шаблоны договоров, версии, контроль сроков
- Маршруты согласований по ролям/суммам
- OCR первички, автозаполнение реквизитов
- Интеграции с ERP, бухгалтерией, ЭДО
Быстрый старт (2–5 недель)
- Каталог шаблонов + метаданные
- Согласования по ролям/суммам, дедлайны
- Автосбор актов/счетов, интеграция с ЭДО
Готовые решения: ИИ-сканер документов, Каталог ВЕБОФИС.
Кейсы ВЕБОФИС: «быстрые победы» в реальных проектах
Продажи / CRM / AI
Медицинский центр: «ВЕБОФИС: МЕДИЦИНА + CRM + AI»
- Онлайн-записи +62%, время ответа −40%, 28% обращений закрывает ИИ-бот
- Личный кабинет пациента, интеграции с МИС, предоплата, напоминания
Закупки / B2B-портал
Электротехническая компания: B2B-портал
- Каталог, цены, заказы, статусы отгрузок, BOM-импорт из Excel
- Сокращение времени оформления и меньше ошибок при заказах
HR / учёт времени
ООО «Элвент»: «ВЕБОФИС: Tracking»
- −44% опозданий, −80% времени на табели, −78% «пустых» смен
- Телеграм-бот с геопроверкой, дашборды, автоматические отчёты
Сервис / омниканал
Сеть автомоек: «ВЕБОФИС: CARWASH»
- −39% времени обслуживания, +22% выручки с поста, no-show ~6%
- Онлайн-запись, смарт-расписание, напоминания и предоплата
Подобрать решение под ваш сценарий
Расчёт окупаемости и карта быстрых эффектов
Пример «на салфетке»
Отдел из 8 менеджеров тратит по 45 минут в день на копипасту и поиск статусов. Автоматизация экономит 30 минут в день.
- Экономия: 8 × 0,5 ч × 21 дн × 12 мес = 1008 ч/год
- Ставка (с налогами) 900 ₽/ч → 907 200 ₽/год
- Затраты (внедрение+поддержка): 420 000 ₽
- ROI ≈ (907 200 − 420 000) / 420 000 × 100% ≈ 116%
Карта эффектов
| Процесс | Быстрые победы | Метрики |
|---|---|---|
| Продажи | Единая очередь лидов, автонапоминания, счета из шаблонов | Конверсия, цикл сделки, просрочки задач |
| Закупки | Согласования «в один клик», «тройное сверение» | Срок закупки, доля вне бюджета, корректность актов |
| HR | Онбординг по чек-листу, самообслуживание отпусков | Time-to-Hire, Time-to-Productivity, переработки |
| Поддержка | Бот на FAQ, макросы ответов, эскалации | Время первого ответа, % решения с первого контакта |
| Документы | Шаблоны + OCR, маршруты согласований | Срок согласования, доля просрочек/возвратов |
Типовые риски и как их избежать
- «Автоматизируем хаос» → Сначала описать процесс и роли (даже на доске), затем цифровизовать
- «Сразу всё» → Начать с одной цепочки и пилота на 10–20% команды
- «Нет владельца процесса» → Назначить process-owner с правом решать
- «Без метрик» → Зафиксировать 3–5 метрик «до/после»
- «Без интеграций» → План API/RPA-стыковок на спринты 2–3
План внедрения на 90 дней
- Недели 1–2: выбрать 1–2 процесса по ICE, фиксация метрик «до»
- Недели 3–6: пилот на готовых модулях ВЕБОФИС
- Недели 7–10: интеграции, обучение, запуск бота/форм
- Недели 11–12: сравнить «до/после», решение о тиражировании
