Клиент: Компания «Оливье» — оптовый поставщик продуктов питания для HoReCa. К началу проекта компания теряла заказы из-за хаоса в мессенджерах и ручных прайсах.

Цель: навести порядок в заказах и отгрузках, сократить ошибки и закрыть кассовые разрывы.

Итог: 78% заказов ушли в B2B-кабинет, время обработки снизилось с 2 часов до 10 минут, ошибки комплектовки — до 1,2%.

Исходная ситуация

Заказы приходили «со всех сторон»: звонки, WhatsApp, почта. Прайсы расходились между отделами, условия у клиентов отличались, а склад не успевал актуализировать остатки и сроки годности. В пиковые дни менеджеры захлёбывались: от звонка до подтверждения проходили часы, сборка задерживалась, водители уезжали с неполными маршрутами. Возвраты и недовозы копились, дебиторка росла.

  • Дубли и ошибки в заказах из-за ручного ввода.
  • Нет единого прайс-листа с персональными ценами и кредитными лимитами.
  • Нулевая прозрачность статусов от «принят» до «в пути».
  • Отсутствие онлайновых KPI: сколько заказов успели, где застряли, кто нарушил регламент.

Подход и архитектура

Мы развернули «ВЕБОФИС: B2B-портал» как единый вход для ресторанов с персональными условиями, онлайн-остатками и статусами. Для службы доставки подключили — маршруты, точки, фото-подтверждения, контроль опозданий. Сердцем интеграций стала связка 1С:Управление торговлей ↔ B2B-кабинет ↔ WMS.

Ключевые принципы:

  • Единый каталог и цены — персональные прайсы и акции на уровне клиента/сети.
  • Онлайн-остатки — партия/срок годности, запрет к заказу просрочки.
  • Сквозные статусы — от «заказ принят» до «доставлено» с тайм-штампами.
  • Оплаты — онлайн-эквайринг/счёт, контроль кредитных лимитов.
  • Аналитика — ABC/XYZ по SKU, SLA по сборке/доставке, повторные покупки.

Дополнительно заложили интеграционный контур для будущих сервисов (EDI, маркетплейсы) и опубликовали справочник по интеграциям (см. раздел «Интеграции»).

Реализация

  • Роли и права. Закупщик ресторана видит свой ассортимент, ограничения по минимальному заказу и кредитному лимиту; управляющий сети — отчёты и согласования; бухгалтерия — закрывающие документы и статусы оплат.
  • Каталог. SKU с фото, описаниями, режимами хранения, упаковками и альтернативами (рекоммендации «чем заменить» при нулевом остатке).
  • Интеграции. Двусторонний обмен с 1С:УТ 11 (номенклатура, остатки, цены, заказ-реализация), WMS (ячейки, волновая сборка), ГИС-картография для маршрутов, SMS/e-mail/мессенджер-уведомления.
  • Миграция. Очистили дубль-SKU, свели карточки клиентов, нормализовали прайсы и скидки. Настроили «мягкую» валидацию адресов и контактных данных.
  • Гео-трекинг. Курьеры получают маршрут в приложении, фиксируют фото-доставки и подпись. Клиент видит ETA и окно доставки.

Риски и как снимали

  • Сопротивление менеджеров. Сделали пилот на 50 ресторанах, включили бонус за заказы из кабинета, подготовили видео-гайды и скрипты для клиентов.
  • Нагрузка на пике. Кэширование каталогов, очереди сообщений, контроль «шипов» в обновлении остатков, стресс-тест JMeter.
  • Качество данных. Регламент обновления прайсов, автоматические проверки по НДС, упаковкам и кратности.
  • Дисциплина доставки. SLA по сборке/выезду, геофенсинг точек, авто-оповещения об отклонениях.

Результаты

  • Онлайн-доля заказов: 15% → 78% за 8 недель.
  • Время обработки заказа: 2:00 → 0:10 (-92%).
  • Ошибки комплектовки: 7,8% → 1,2% (-85%).
  • Своевременная доставка (SLA): 82% → 95%.
  • Производительность сборки: +22% строк/час.
  • Дебиторка 30+ дней: -15% за 3 месяца.

Что дальше

Планируем расширить ассортимент через автоматические альтернативы и push-промо в личном кабинете, запустить автопополнение по расписанию и EDI-документооборот с ключевыми сетями. В отдел логистики пойдёт углублённая аналитика «последней мили» на базе данных из Tracking.

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под ваш склад и логистику. Узнайте подробнее о ВЕБОФИС: B2B-портал и модуле ВЕБОФИС: Tracking.