Клиент: коммуникационное агентство «ИнПорт» (ООО «ИНПОРТ»), работает на рынке PR и digital-услуг с 2007 года. Компания сталкивалась с проблемой постоянных изменений со стороны клиентов и сложностью управления несколькими проектами одновременно. Цель — навести порядок в процессах, ускорить согласования и повысить прозрачность для заказчиков. Главный результат внедрения: сокращение времени вывода кампании на рынок на 32% и рост удовлетворенности клиентов на 40%.

Исходная ситуация

Агентство работало по классической «водопадной» модели: бриф → план → реализация. В реальности клиенты вносили правки на любом этапе, что приводило к срывам сроков и переработкам. Внутри команды существовали «сильные личности», но не было четкой структуры ответственности и единых ритуалов. KPI оценивались только по итоговому результату, без учета процесса.

Подход и архитектура

Мы предложили перейти на фреймворк Scrum как более гибкую систему управления проектами. Выбор был обусловлен несколькими факторами:

  • большинство задач агентства можно разделить на небольшие итерации (спринты по 2 недели);
  • регулярные демо и ретроспективы позволяют вовремя учитывать изменения со стороны клиента;
  • Scrum-артефакты (бэклог, доска задач, velocity) обеспечивают прозрачность и управляемость.

В качестве инструмента учета выбрали ВЕБОФИС: AGILE, интегрированный с ВЕБОФИС: TRACKING для учета времени и загрузки специалистов.

Реализация

  • Провели аудит текущих процессов и определили зоны с максимальными потерями времени.
  • Обучили ключевых сотрудников ролям Scrum Master и Product Owner, распределили зоны ответственности.
  • Сформировали команду из 7 человек: копирайтеры, дизайнеры, digital-стратег и аккаунт-менеджер.
  • Запустили первый пилотный проект — PR-кампанию с фиксированными дедлайнами для федерального клиента.
  • Настроили интеграцию ВЕБОФИС с корпоративной почтой и календарем.
  • Импортировали задачи и шаблоны проектов из Excel, избавившись от хаотичных файлов.

Риски и как снимали

Основные опасения касались сопротивления изменениям и страха сотрудников «потерять статус». Для снятия рисков:

  • провели серию воркшопов по Scrum с живыми кейсами агентства;
  • ввели правило Definition of Done и чек-листы качества;
  • обеспечили визуализацию прогресса для всей команды через дашборды;
  • назначили «амбассадора Agile» из числа аккаунт-менеджеров.

Результаты

  • Среднее время вывода кампаний на рынок: 45 дней → 31 день (–32%).
  • Количество правок от клиентов: в среднем 7 → 3 (–57%).
  • Удовлетворенность клиентов по NPS: +40%.
  • Продуктивность команды (velocity): рост на 28% за первые 3 месяца.

Что дальше

Агентство планирует масштабировать Scrum на все проектные команды и интегрировать модуль ВЕБОФИС: Helpdesk для централизованной работы с клиентскими запросами. Также в планах — внедрение автоматизированной отчетности для топ-менеджмента и запуск корпоративного Agile-офиса.

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под вашу команду.