Клиент: СНТ «Лебединка». Посёлок на ~280 участков.
Цель: навести порядок в начислениях и оплатах, сократить просрочку, собрать кворум на общем собрании, перевести заявки на работы и показания счётчиков в цифровой формат.
Итог за 3 месяца: доля оплат в срок выросла на 31%, просрочка снизилась с 42% до 17%, 92% участков начали сдавать показания с фото, кворум на собрании — 68%.

Исходная ситуация

До внедрения всё держалось на Excel и мессенджерах. Начисления вели в нескольких таблицах, квитанции формировали вручную. Показания счётчиков присылали в личные чаты бригадиров, фото терялись, а спорные случаи копились. На общие собрания офлайн приходило 25–35% собственников — кворума часто не хватало. Заявки на ямочный ремонт, освещение и вывоз мусора терялись в переписках, сроки размывались.

Правлению нужен был единый «цифровой контур»: прозрачные начисления и оплаты, «личный кабинет садовода», онлайн-голосование, учёт показаний с фото, журнал заявок и простая отчётность.

Подход и архитектура

Выбрали ВЕБОФИС: VILLAGE как основу. Модульная архитектура позволила без лишней «надстройки» собрать нужный набор:

  • Личный кабинет участника: начисления, оплаты, квитанции, показатели, голосования, заявки.
  • Начисления и тарифы: взносы, электроэнергия, целевые платежи, пени.
  • Показания с фото: фиксируем дату/время, сверяем с предыдущими значениями, контроль аномалий.
  • Онлайн-голосование: уведомления, кворум, выгрузка протоколов.
  • Helpdesk заявок (использовали логику из ВЕБОФИС: Helpdesk): статусы, сроки, отчёты.
  • Оплаты онлайн: СБП/эквайринг, моментальное зачисление и авторазнесение.

Интерфейсы — простые и мобильные. Управление ролями: правление, бухгалтер, электрик/диспетчер, подрядчик, собственник.

Реализация

  • Модель начислений. Настроили шаблоны: членские/целевые взносы по участку, электроэнергия по тарифным зонам, пени по ставке. Поддержали индивидуальные корректировки по решениям правления.
  • Миграция данных. Импорт карточек участков, контактов, истории оплат за 2 года, последних показаний счётчиков. Очистили дубли, сверили остатки.
  • Платежи и уведомления. Подключили онлайн-оплаты (СБП/эквайринг), настроили шаблоны чеков и квитанций. Узлы уведомлений: SMS, email, Telegram-бот.
  • Учёт показаний с фото. Мобильная форма, обязательное фото, анти-фрод (сравнение с предыдущим периодом, подсветка аномалий), напоминания о дедлайнах.
  • Онлайн-голосование. Регламент, список вопросов, окно голосования, кворум и протокол. Уведомления и рассылка результатов.
  • Заявки. Категории работ (дороги, освещение, вывоз, охрана), SLA-сроки, карточка заявки с фото «до/после», отчёт о выполнении, рейтинг подрядчиков.
  • Обучение и регламенты. 2 сессии для правления и бухгалтерии, 1 — для исполнителей. Памятка для жителей «Как войти и платить онлайн».

Риски и как снимали

  • Сопротивление изменениям. Сделали «мягкий запуск» — месяц параллельного учёта с бумажными квитанциями и кассой.
  • Достоверность показаний. Ввели обязательное фото и проверку аномалий. При расхождениях — заявка на контрольный осмотр.
  • Платёжная дисциплина. Напоминания перед сроком, понятный баланс в кабинете, быстрые способы оплаты. Включили автоплатёж.
  • Кворум. Растянули окно голосования на 5 дней, сделали персональные приглашения и информ-ленты в чатах.
  • Безопасность. Разграничение ролей, журнал действий, двухфакторная авторизация для правления.

Результаты

  • Оплаты в срок: +31% за 3 месяца.
  • Просрочка: ↓ с 42% до 17% от начислений.
  • Показания счётчиков: 92% участков сдают вовремя (до внедрения — 47%).
  • Срок исполнения заявок: среднее время ↓ с 5,0 дня до 2,1 дня.
  • Кворум собрания: 68% (раньше стабильно 25–35%).
  • Экономия на печати/доставке: ~120 000 ₽/год.

Что дальше

Запускаем «умные напоминания» для сезонных сборов, подключаем фото-обход линий освещения и инвентаризацию имущества, планируем модуль «пропуска и доступ» для подрядчиков (по аналогии с готовыми решениями ВЕБОФИС), расширяем аналитику по неплательщикам и эффективности подрядчиков.

Коротко о сценариях, которые «выстрелили»

  • Прозрачные начисления. Жители видят детализацию и историю — меньше вопросов бухгалтерии. Смотри описание в ВЕБОФИС: VILLAGE.
  • Показания с фото. Споры исчезли, скорость выставления счетов выросла. Подробнее — блок «Учёт показаний» в конфигурации.
  • Онлайн-голосование. Удобное окно, кворум, быстрый протокол — правлению проще проводить решения.
  • Заявки → отчёт. Видны статусы, сроки, фото «после». Жителям — прозрачность, правлению — управляемость (логика из Helpdesk).

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под ваш посёлок, поможем с регламентами, обучением и запуском за 4–6 недель.