Клиент: ООО «РУСВАРА» — подрядчик по сварке металлоконструкций для промышленных и гражданских объектов. Цель: навести порядок от заявки до акта КС-2/КС-3, ускорить расчёт смет и контроль выездных бригад. Итог: срок подготовки коммерческого предложения сократился с 3 дней до 4 часов, сбор фотоотчётов — на 100%, дебиторка −18% за 3 месяца.

Исходная ситуация

Компания росла за счёт проектов на монтаж и ремонт металлоконструкций, но процессы «расползались» по Excel, мессенджерам и личным чатам прорабов. Менеджеры теряли горячие заявки, инженеры считали сметы в разных шаблонах, а мастерские и выездные бригады передавали фото и акты как придётся. Подписание КС-2/КС-3 затягивалось, склад не успевал списывать металл, а сертификаты электродов и НАКС-допуски сотрудников приходилось искать вручную. Руководству не хватало единого дашборда по воронке, рентабельности и загрузке бригад.

Подход и архитектура

Мы внедрили конфигурацию «ВЕБОФИС: СТРОЙКА — CRM для сварки и монтажа металлоконструкций»: единое окно продаж, производства и шеф-монтажа. Архитектура — модульная: «Лиды и тендеры», «Сметы и калькуляции», «Проекты и сменные задания», «Склад и материалы», «Качество и НАКС», «Финансы и КС-2/КС-3». Для выездных бригад — мобильные формы с геометками и фотофиксацией швов, для ПТО — шаблоны расчётов трудоёмкости и расхода материалов, для снабжения — заявки на металл и фиксация сертификатов партий.

Базовые интеграции: телефония (входящие в CRM), 1С (номенклатура/остатки/реализация), почта (входящие ТЗ), Telegram-бот для бригад, а также экспорт актов в PDF с печатью. Права доступа — по ролям: менеджер продаж, инженер ПТО, снабжение, мастера, бухгалтерия, руководитель.

По смыслу близкие решения на нашем сайте: готовые конфигурации, учёт времени и выездных работ, AI-Сканер отдела продаж.

Реализация

  • Воронка «Лид → Тендер → КП → Договор → Проект». Захват заявок с сайта/почты/телефонии, шаблон КП с позициями: трудоёмкость (нормо-часы), сварочные материалы (электроды/проволока/газ), аренда/инструмент.
  • Сметный модуль. Каталог типовых операций (швы, стыки, резка, подгонка, НАКС), калькулятор расхода электродов/проволоки по ГОСТ, коэффициенты сложности, автоматический расчёт себестоимости и маржи.
  • Проекты и сменные задания. Разбивка по этапам (заготовка, монтаж, сварка, контроль), назначение бригад, чек-листы качества, чек-ин/чек-аут с геометкой и фото «до/после».
  • Склад и материалы. Заявки на металл, привязка сертификатов партий, списание по факту работ (штрих-код или QR), учёт расходников, учёт аренды инструмента.
  • Качество и допуски. Реестр НАКС/охрана труда, сроки истечения, план проверок НК (визуальный/УЗК/МПД), хранение протоколов. Несоответствия — как задачи с ответственным и сроком.
  • Финансы и закрывающие. Шаблоны КС-2/КС-3, связка с этапами, пакет документов в один клик (акт, справка, счёт, УПД). Контроль оплат, досудебная претензия из шаблона.
  • Мобильный Telegram-бот. Приём сменных заданий, фотофиксация швов, отметка материалов, замечания ТБ. Работает в слабой связи: сохранение в черновик и отправка при сети.

Риски и как снимали

  • Сопротивление изменениям. Пилот на 2 бригады, «сэндвич»-обучение (мастер → бригадир → сварщик), видеоинструкции по 3–5 минут, чат поддержки.
  • Качество данных. Обязательные поля (ТЗ, объём, диаметр/толщина, сплав), валидации в формах, справочники работ и материалов с единицами, контроль дубликатов КП.
  • Производительность и офлайн. Оптимизация карточек, lazy-загрузка вложений, фоновые задачи; мобильные формы с локальным кэшем для бригад.
  • Юридическая корректность. Проверенные шаблоны КС-2/КС-3, корректные подписи/печати, фиксированные версии шаблонов.
  • Безопасность. Ролевая модель, журнал событий, разграничение проектных вложений, резервные копии БД и файлов.

Результаты

  • Срок подготовки КП: было 2–3 дня → стало 4 часа (−80%).
  • Доля КП → договор: было 22% → стало 34% (+12 п.п.).
  • Скорость закрытия КС-2/КС-3: было 7–10 дней → стало 2–3 дня (−65%).
  • Потери металла (списания без основания): −14% за 2 месяца.
  • Дебиторская задолженность >30 дней: −18% за 3 месяца.
  • Фотоотчёты по сменам: 100% смен с фото и геометкой (было ~40%).

Что дальше

Расширяем библиотеку типовых узлов, подключаем нейроконсультанта для первичного ответа на заявки с сайта и AI-Сканер отдела продаж — для автоматической проверки моментов в звонках (сроки, ТЗ, бюджет). Планируем интеграцию с электронным документооборотом и учёт нарядов-допусков.

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под вашу специфику сварки и монтажа.