ООО «ЭлВент» — производитель фильтров для вентиляции и поставщик климатического и электротехнического оборудования с собственным производством и складскими площадками в двух столицах. Компания ведёт монтаж и сервисное обслуживание и работает как с розничными, так и с корпоративными заказчиками.
Цель проекта — навести порядок в учёте рабочего времени монтажных бригад и офисных сотрудников в Санкт-Петербурге и Москве, сократить опоздания и ускорить подготовку табелей. Итог: время подготовки табелей сократили в ~5 раз, опоздания — на 35–45%, экономия ФОТ — до 6–8% за счёт дисциплины и исключения «серых» часов. 

Исходная ситуация

  • Монтажные бригады открывают объекты в разные часы; данные о начале/окончании смены приходят с задержкой и в разных форматах.

  • Табели формируются в Excel и мессенджерах: ошибки, «забытые» смены, ручные пересчёты.

  • Режим работы двух офисов (СПб и Мск) и выездных бригад требует единого стандарта фиксации времени и прозрачных отчётов для руководителей. 

  • Не хватает оперативной аналитики по опозданиям, ранним уходам и «пустым» сменам.

Подход и архитектура

Опирались на готовую конфигурацию «ВЕБОФИС: Tracking»: учёт времени через Telegram-бота с геопроверкой, общая админ-панель, отчёты и выгрузки. Решение выбрано за счёт быстрого старта, отсутствия необходимости ставить ПО на телефоны (Telegram есть у всех) и готовых интеграционных точек (1С, CRM, API). 

Ключевые принципы:

  • Минимум трения для сотрудника: вся фиксация — через привычный Telegram, пара кнопок + геолокация.

  • Единая истина для руководителя: админ-панель ВЕБОФИСа с онлайновыми статусами и KPI.

  • Интеграции без «ботания»: выгрузки в 1С и передачу сводных по объектам делаем по расписанию, без ручных файлов.

  • Модульность: можно дорастить до интеграций из раздела и частной кастомизации под специфичные регламенты.

Реализация

Процессы и роли

  • Объекты: создали карточки объектов (склады, производственные площадки, объекты монтажа и офисы). Для каждого — часовой пояс, режим и «окно допуска» при открытии.

  • Сотрудники и бригады: импортировали список сотрудников с привязкой к объектам и ролям (монтажник, бригадир, диспетчер, бухгалтер, руководитель).

  • Смена: «Старт» со снятием геометки у объекта; «Пауза/Перерыв»; «Финиш» с коротким отчётом «что сделано». Всё — через Telegram-бота. 

  • Роли/права: бригадир видит только своих людей и объекты; руководитель — сводку по подразделениям; бухгалтер — закрытые смены и выгрузки.

Интеграции и данные

  • API ВЕБОФИС — точка для сторонних отчётов и витрин.

Миграция

  • Импортировали исторические табели за последние 2 месяца из Excel в реестр смен (для сравнения «до/после»).

  • Синхронизировали справочники объектов/сотрудников. 

Админ-панель и отчёты

  • Дашборд: присутствие «онлайн», опоздания/ранние уходы, объекты, открытые с задержкой, и рейтинг дисциплины по бригадам.

  • Отчёты: «Табель по объекту», «Опоздания (дни/минуты)», «Незакрытые смены», «Переработки», «Пустые пробития».

  • Экспорт: XLSX/CSV.

Риски и как снимали

  • Сопротивление сотрудников: провели микролекции (15–20 мин), сделали шпаргалку из 6 скриншотов Telegram-бота. Плюс мотивация на уровне бригад: рейтинг дисциплины с еженедельным бонусом.

  • Ложноположительные геопроверки: задали радиус контроля 150–200 м у сложных площадок, ввели ручное подтверждение бригадиром при пограничных случаях.

  • Нагрузка и офлайн-зоны: бот кеширует события; при восстановлении сети события дозаливаются.

  • Качество данных: поставили «жёсткие» правила: без геометки смена не открывается/не закрывается, исключение — подтверждение диспетчером по телефону и фото-доказательству.

  • Правовые аспекты: обновили локальные регламенты учёта времени, прописали согласие на обработку геолокации и цели использования.

Результаты

Период оценки — первые 8 недель после запуска; сравнение с базовой линией за 8 недель до пилота. 

  • Опоздания (шт./неделя): было 32 → стало 18 (−44%).

  • Время на подготовку табеля (чел-ч/неделя): было ~10,5 → стало ~2,1 (−80%).

  • «Пустые» смены (без подтверждения гео): было 7% → стало 1,5% (−78%).

  • Ранние уходы (шт./неделя): было 21 → стало 12 (−43%).

  • Экономия ФОТ за счёт дисциплины и исключения лишних часов: 6–8% в наблюдаемом периоде.

  • Скорость разборов спорных случаев: >10 мин → 2–3 мин (за счёт геометки и чата в карточке смены).

Эти эффекты ожидаемы для «ВЕБОФИС: Tracking», где учёт ведётся через Telegram с гео-подтверждением и централизованными отчётами.

Что дальше

  • Расширяем охват на подрядчиков и временный персонал (гостевые профили с ограниченными правами).

  • Настраиваем витрину KPI для руководства: еженедельная e-mail/Telegram-сводка.

  • Добавляем связку с ЗУП/1С для автоматического расчёта доплат за переработки.

  • Планируем «мягкую биометрию»: сверка по фото при старте смены.

  • Рассматриваем сценарии персональной настройки под подразделения — через модуль.

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под ваш процесс, интеграции и регламенты. Старт проекта — от 3 недель. Посмотреть другие готовые решения можно в каталоге.