ООО «ТИМБЕРМАШ БАЙКАЛ» — производитель современной лесозаготовительной техники. Компания активно расширяет международное сотрудничество и ведет крупные проекты в разных регионах России и за рубежом. Для обеспечения высокого уровня сервиса и прозрачности внутренних процессов руководство поставило задачу внедрить современную систему ВЕБОФИС: HelpDesk. В результате внедрения удалось сократить время обработки заявок на 42%, автоматизировать согласование ЛУРВ и повысить прозрачность работы проектных команд.
Исходная ситуация
ИТ-служба «ТИМБЕРМАШ БАЙКАЛ» обслуживает широкий спектр задач — от внутренних обращений сотрудников до заявок от зарубежных партнеров. Отсутствие единой платформы для управления запросами приводило к потере информации, дублированию задач и низкой прозрачности распределения времени подрядчиков. Также необходимо было решить задачи по учету рабочего времени и согласованию документов в разрезе проектов, что особенно важно при внешнеэкономической деятельности.
Подход и архитектура
Было выбрано решение ВЕБОФИС: HelpDesk с расширенной кастомизацией под процессы компании. Архитектура строилась вокруг единых реестров заявок и проектов с распределением доступа по ролям и интеграцией с LDAP. Основной принцип — автоматизация там, где ранее были ручные процедуры, и гибкость настройки под разные команды (производственные, ИТ, внешнеэкономические).
Реализация
- Разработан отдельный раздел для обработки заявок по ВЭД: импортные и экспортные контракты, заказы от иностранных партнеров, согласования с таможенными и логистическими структурами.
- Создана система автоматического формирования ЛУРВ по проектам и подрядчикам. Формы согласовываются обеими сторонами онлайн, с цифровой подписью.
- Внедрены Agile/Scrum-доски: канбан для задач, спринтов и бэклога; диаграммы Ганта для проектов.
- Реализована гибкая настройка прав пользователей по ролям, группам и разделам.
- Добавлены аналитические отчеты: активность пользователей, изменения в задачах, бюджетирование проектов.
- Включена LDAP-авторизация и ограничения по IP для повышения безопасности.
Риски и как снимали
Главный риск заключался в сопротивлении сотрудников переходу на новые процессы. Мы провели серию обучающих семинаров и подготовили пошаговые регламенты. Для минимизации нагрузки на сервер внедрена оптимизация запросов и кэширование аналитических отчетов. Техническая поддержка компании обеспечила бесперебойное внедрение и адаптацию сотрудников.
Результаты
- Время обработки заявок сокращено на 42%.
- Более 95% ЛУРВ формируются и подписываются автоматически, без бумажных согласований.
- Прозрачность учета времени подрядчиков и сотрудников выросла в 3 раза.
- Бюджетирование проектов стало на 60% точнее благодаря автоматическим отчетам.
- Сокращено количество неразрешённых задач на 37%.
Что дальше
Компания планирует расширить использование системы: интеграция с ERP и бухгалтерией, внедрение мобильного интерфейса для подрядчиков, а также подключение модулей аналитики на базе ВЕБОФИС: AI.
Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под ваши бизнес-процессы.
