Клиент: управляющая компания бизнес-центра в Иркутске (80 арендаторов, офисные и коворкинг-площади). Цель: навести порядок в биллинге, заявках и учёте показаний, снизить дебиторку и ускорить закрытие месяца. Итог за 12 недель: просрочка −66% (с 18% до 6%), 82% платежей — онлайн, закрытие месяца — с 7 дней до 1 дня.

Исходная ситуация

Компания вела расчёты в разрозненных Excel-таблицах и частично в 1С. Договоры аренды часто менялись (индексация, дополнительные услуги), а ручные правки приводили к ошибкам в счетах. Передача показаний счётчиков — через почту/месенджеры, из-за чего начисления запаздывали. Заявки арендаторов «терялись» между администраторами и инженерами. Финансовому блоку требовалась неделя на закрытие месяца и сверки.

  • Нет единой карточки арендатора: договора, допсоглашения, тарифы и площади — в разных файлах.
  • Сложный биллинг: аренда, ОДН/коммуналка, парковка, переговорные, аутсорс-услуги — всё считалось вручную.
  • Дебиторка росла: напоминания о платежах не автоматизированы, акты и счета уходили с задержкой.

Подход и архитектура

Мы внедрили ВЕБОФИС: REALTY как «единый источник правды» по арендаторам, объектам и начислениям. Архитектура включает три слоя:

  1. Операционный контур: карточка арендатора, договоры/ставки, площади/помещения, счётчики, заявки и обходы. Роли: администратор, бухгалтер, инженер, руководитель, арендатор (портал).
  2. Финансовый контур: биллинг по шаблонам (аренда, коммуналка по показаниям, услуги), авто-счета/акты, напоминания и пени, сверки и реестры оплат, выгрузки в 1С.
  3. Коммуникации: портал арендатора + Telegram-бот для заявок, передачи показаний и оплаты. Уведомления по этапам SLA без «ручной рассылки».

Для сервисных обращений применили идеологию из ВЕБОФИС: Helpdesk, а доступы и роли — по принципу «минимально необходимого».

Реализация

1) Модель данных. Описали объекты (корпуса, этажи, помещения), типы договоров, тарифные планы, справочник услуг и счётчиков. Заложили индексацию ставок по формуле и учёт аренды «по дням» при въезде/выезде.

2) Биллинг и документы. Сформировали шаблоны начислений: аренда (фикс/индексация), коммунальные по показаниям (дельта × коэффициент × тариф), услуги (разовые/повторяющиеся), парковка и доп. опции. Счета/акты генерируются пакетно, подписываются КЭП при необходимости и отправляются арендаторам через портал.

3) Портал арендатора + оплаты. Личный кабинет арендатора: баланс, счета/акты, история оплат и заявок, подача показаний (с фото), бронирование переговорных. Оплата — по ссылке/QR (СБП/эквайринг). Для срочных работ — оплата в один клик после согласования сметы.

4) Заявки и регламент. Каталог работ (электрика, вентиляция, клининг, IT-доступ, пропуска). Автоматическая маршрутизация по типу заявки и времени суток (дежурные инженеры). Статусы и паузы фиксируются — руководитель видит реальное время выполнения и загрузку команды.

5) Учёт показаний. Напоминания по графику (конец месяца), удобная форма ввода и проверка аномалий (скачков). Фотофиксация как вложение к записи. Начисления пересчитываются автоматически, корректировки прозрачны в истории.

6) Интеграции. Экспорт проводок и реестров в 1С, автоматический импорт банковских выписок для авто-сопоставления платежей, уведомления через Telegram-бот, печать первички по ГОСТ.

7) Миграция данных. Импортировали договоры, площади, остатки и историю оплат из Excel и 1С. Прописали правила консолидации дублей и унификации услуг. Настроили «песочницу» для безопасной проверки начислений на 2 контрольных месяцах.

Дополнительно закрепили практики контроля исполнения через дашборды, заимствуя метрики из ВЕБОФИС: B2B-портал (прозрачность статусов и SLA).

Риски и как снимали

  • Качество исходных данных. Сделали двухэтапную миграцию: черновой импорт → сверка с первичкой → финальный импорт. Все формулы начислений задокументированы в карточке тарифа.
  • Ошибки в начислениях. Ввели предварительный «прогоночный» расчёт месяца и 4-глазую проверку до рассылки счетов. Любая корректировка — через отдельный акт.
  • Усвоение персоналом. Провели три волны обучения: администраторы, инженеры, бухгалтерия. Внутренний регламент со скриншотами и видео по ключевым сценариям.
  • Производительность. Индексирование баз, пакетная генерация документов в очередях, кеширование «тяжёлых» отчётов.
  • Юридическая чистота. Шаблоны первичных документов согласованы с бухгалтерией, настройка печатных форм под фирменный стиль.

Результаты

  • Дебиторка: 18% → 6% (−66%) за 3 месяца за счёт авто-напоминаний, онлайн-оплат и прозрачных сверок.
  • Закрытие месяца: 7 дней → 1 день благодаря пакетным начислениям и выгрузкам в 1С.
  • Онлайн-платежи: 0% → 82% всех платежей через СБП/эквайринг; скорость зачисления сократилась до минут.
  • Передача показаний: вовремя 46% → 98%; исчезла переписка «найдите фото счётчика».
  • Заявки арендаторов: среднее время выполнения 3,1 дня → 22 часа; доля просрочек упала с 28% до 7%.
  • Загрузка переговорных: +25% к платной выручке за счёт удобного бронирования и предоплаты.

Что дальше

План на 6 месяцев: автоматическая индексация по CPI, витрина доп-услуг (уборка, IT-подписки), смарт-датчики для отдельных узлов учёта и предиктивные уведомления. Рассматриваем встраивание «умных» отчётов на базе AI из линейки ВЕБОФИС для быстрых ответов «сколько, кому и за что» по голосовому запросу.

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под ваш фонд и тарифную сетку, начнём с «пилота» на одном корпусе и безболезненно масштабируем. Узнайте о возможностях ВЕБОФИС: REALTY и связанных модулей (Helpdesk).