Клиент: Оптовый дистрибьютор электротехники в ПФО.

Цель: перевести оптовых клиентов из телефон/почта в единый личный кабинет с актуальными ценами, остатками и статусами.

Результат за 3 месяца: доля заказов через портал выросла до 62%, среднее время оформления заказа сократилось с 15 до 3 минут, нагрузка на менеджеров по рутинным запросам упала на 38%.

Исходная ситуация

Продажи шли через телефон и почту: менеджеры вручную собирали КП, согласовывали сроки и вносили спецификации в 1С. Ошибки в артикулах и несоответствие остатков приводили к переносам, а «простые» вопросы клиентов (“цена/наличие/срок”) отнимали до 30% времени отдела продаж.

Итог — высокий SLA на ответы, «узкое горлышко» у менеджеров, потерянные быстрые заказы и постоянные правки в спецификациях.

Подход и архитектура

Выбрали ВЕБОФИС: B2B-портал как готовое ядро с интеграцией в 1С. Архитектура — «тонкий фронт» и «толстая бизнес-логика» на стороне ВЕБОФИС с синхронизацией справочников и заказов по API:

  • Единый личный кабинет: цены, остатки, персональные условия, каталоги и быстрый заказ по артикулу/Excel.
  • Онлайн-статусы: «принят», «комплектация», «отгружен», «доставка», с трекингом отгрузок (связка с ВЕБОФИС: Tracking).
  • Права и роли: дистрибьюторы, монтажные организации, дилеры — у каждого свой прайс и лимиты.
  • Каталог с фильтрами по брендам, сериям, характеристикам; быстрый поиск, сохранённые корзины и шаблоны.

В качестве базы знаний и подсказчика рассматривали подключение ИИ-консультанта для FAQ и подборов аналогов (см. нейроконсультанты ВЕБОФИС). На первом этапе оставили как опцию на Q4.

Реализация

Интеграции и данные. Связали 1С:УТ 11 с ВЕБОФИС по REST: номенклатура, цены, остатки, контрагенты, договоры, статусные события по заказам. Настроили расписание обменов и приоритет «источника истины» для цен и остатков. Импортировали «чёрные списки» артикулов и недопустимые замены.

Процессы и роли. В кабинете появились роли «Закупщик», «Бухгалтер», «Руководитель», «Логист» у контрагента. Для каждой — доступ к своим разделам: заказы, счета/акты, закрывающие документы, доверенности, отгрузки. Утвердили регламент «кто что делает» и шаблоны коммуникаций.

Каталог и поиск. Загрузили 18 000 SKU с атрибутами: напряжение, ток, IP-класс, серия, бренд, совместимость. Настроили быстрый заказ по артикулу, добавление из Excel и «корзины-шаблоны» под типовые узлы.

Заказы и оплатa. Сформировали поток: корзина → проверка остатка → выбор склада/самовывоза → счёт/договор → статус. Счета генерируются в один клик, закрывающие — из кабинета. Установили уведомления (email/SMS) по ключевым событиям.

UI/UX. Чистый интерфейс на Bootstrap 5, быстрые фильтры, «липкая» панель корзины, сохранённые поисковые запросы. Адаптивность под смартфоны для мастеров «в полях».

Риски и как снимали

  • Актуальность остатков/цен. Перешли на инкрементальные обмены каждые 5–10 минут и принудительную проверку на этапе оформления.
  • Производительность каталога. Индексация по ключевым полям, пагинация, кеширование популярных подборок; stress-тест 50 одновременных пользователей без деградации UI.
  • Обучение клиентов. Провели 3 вебинара, сделали видео-гайды, подсказки в интерфейсе. Для VIP-клиентов — персональные онбординг-сессии.
  • Дисциплина менеджеров. KPI на перевод клиентов в портал, шаблоны писем с ссылками в ЛК, мотивация за долю онлайн-заказов.
  • Юридические документы. Сверили шаблоны счетов/закрывающих с бухгалтерией, добавили контроль обязательных реквизитов при оформлении.

Результаты

  • 62% всех заказов поступают через портал (с 0% до 62% за 3 месяца).
  • –80% времени на оформление заказа: с 15 до 3 минут.
  • –79% ошибок в спецификациях: с ~12% до 2,5% заказов.
  • –38% рутинных обращений в отдел продаж (цена/наличие/срок).
  • +12% средний чек по повторным клиентам — за счёт рекомендаций комплектующих и шаблонов корзин.
  • 98,6% заказов подтверждаются без правок (рост на 14 п.п.).

Клиенты отмечают прозрачность статусов, моментальный доступ к документам и удобные подборы аналогов.

Что дальше

На Q4 запланированы: запуск ИИ-ассистента в каталоге (подборы по условиям эксплуатации), личные промо-каталоги под объект, расширение трекинга отгрузок и self-service по возвратам. Рассматривается автоматическое формирование коммерческих предложений с вариантами (эконом/стандарт/премиум).

Хотите так же? Оставьте заявку — подберём план внедрения под ваш ассортимент и ИТ-ландшафт.