Коротко: ИИ берёт факты из ваших систем (заявка, карточка в CRM, прайс, регламенты), подставляет их в согласованные шаблоны и за минуты собирает черновики КП, ответов клиентам и технических заданий — под контроль и бренд-тон вашей компании.

Зачем это бизнесу: скорость без «самодеятельности»

Клиенты хотят быстрых и точных ответов, а руководитель — единых стандартов. Ручной сбор КП и писем — как готовить плов «по памяти»: всегда по-разному и долго. Генерация по шаблонам снимает «творческие муки», экономит часы менеджеров и убирает расхождения в формулировках.

  • КП: продукты/услуги, цены, сроки, условия — подтягиваются из прайса и карточки клиента.
  • Ответы клиентам: из базы знаний и прошлых кейсов, с учётом контекста обращения.
  • ТЗ: формируется из брифа, задач и ограничений по проекту.

Что именно генерируем — на примере трёх сценариев

Коммерческое предложение

Шапка, оффер, состав работ, сроки, SLA, гарантии, приложения.

Источник: карточка сделки, каталог, шаблон условий.

Ответ клиенту

Точный, вежливый и однообразный по стилю текст с ссылками на статьи/кейсы.

Источник: база знаний, макросы, истории переписок.

Техническое задание

Цели, артефакты, KPI, границы, риски, план внедрения.

Источник: бриф/опросник, бэклог задач, ограничения.

Как это работает: от контекста к документу

  1. Забор данных. ИИ подтягивает факты из API CRM, каталога, договорных шаблонов, базы знаний, брифов и форм.
  2. Шаблон и «слоты». Структура задаётся в виде секций и переменных: {{Компания}}, {{Офер}}, {{Срок}}, {{Условия}}.
  3. Сборка текста. Модель формирует связный текст и таблицы, применяет бренд-тон, стили, юридические оговорки.
  4. Проверки. Правила и валидаторы: числовые поля, допустимые скидки, запрещённые формулировки, список стоп-рисков.
  5. Ревью и выпуск. Черновик уходит на согласование, фиксируются правки и версия, документ экспортируется (PDF, DOCX, HTML).

Шаблон — это стандарт. Пример структуры

КП — {{Компания}} / {{Проект}}
1. Короткий оффер: {{Офер_1_абзац}}
2. Что делаем и сроки: {{Состав_работ_таблица}} + {{Срок_дней}}
3. Стоимость: {{Позиции_прайса}} + {{Скидка_%}} (валидация лимитов)
4. Условия: оплата, гарантия, поддержка (из шаблона отрасли)
5. Следующий шаг: {{Звонок/Демо/Встреча}} (слот из сделки)
Приложения: кейсы/сертификаты/ТЗ

Автоответы по базе знаний: каналы и логика

Автоответы работают там, где приходят вопросы: e-mail, виджет сайта, мессенджеры, тикеты. Логика проста:

  • Понимание запроса. ИИ извлекает сущности: продукт, версия, ошибка, статус доставки и т.д.
  • Поиск фактов. Поиск по базе знаний/кейсам (RAG), выбор релевантных статей.
  • Сборка ответа. Коротко по делу, со ссылками на статьи/формы, с учётом истории клиента.
  • Эскалация. Если уверенность ниже порога — передаём человеку с кратким резюме.

Технически автоответчик встраивается в CMS/хелпдеск через API и веб-хуки; готовые практики интеграции широко описаны в профессиональных статьях и кейсах.

Контроль качества: «рейки», по которым едет ИИ

  • Бренд-тон и лексика. Белые/чёрные списки фраз, глоссарий терминов.
  • Лимиты и допуски. Скидки, сроки, варианты доставки — только в разрешённых диапазонах.
  • Юридические оговорки. Автовставка типовых положений и ссылок на договор.
  • Версионирование и аудит. Кто изменил, что изменил, почему — вплоть до диффа.
  • Безопасность и доступы. Роли, маскирование персональных данных, журнал обращений.

Метрики и эффекты

Продажи

  • Время подготовки КП — в разы меньше (часы → минуты).
  • Больше однообразия = выше конверсия по первым касаниям.
  • Рост FCR и доли ответов «в течение дня».

Поддержка

  • Стабильная скорость первого ответа и соблюдение SLA.
  • Снижение рутины — эксперты занимаются сложными случаями.
  • Меньше «рассинхрона» между отделами (единые тексты).

Где это живёт в ВЕБОФИС и что подключать

Сценарии генерации документов и автоответов нативно встраиваются в готовые решения ВЕБОФИС:

  • ВЕБОФИС: B2B-портал — быстрое формирование КП из каталога и прайса партнёра, шаблоны договоров и ЭДО.
  • ВЕБОФИС: LAWYER — конструктор юридических документов и типовые пакеты соглашений.
  • ВЕБОФИС: HelpDesk — база знаний, автоответы в тикетах и виджет поддержки.
  • ВЕБОФИС: REALTY — акты/счета/договора по шаблонам из карточек арендаторов.

Риски и как их закрыть

  • «Придумал факт». Жёстко ограничиваем источники (только ваши базы/регламенты), включаем ссылки на источник.
  • Ошибочная скидка/срок. Валидируем поля и вводим пороги согласования.
  • Юридические риски. Единый набор оговорок и auto-insert в «шапку»/«подвал» документов.
  • Данные клиентов. Ролевая модель и маскирование полей.

Чек-лист внедрения (сохрани себе)

  1. Выберите 1–2 «денежных» сценария (КП в опте, ответы 1-й линии, первичное ТЗ).
  2. Опишите шаблоны на языке секций и «слотов» (см. пример выше).
  3. Соберите источники: CRM, прайсы, регламенты, база знаний/кейсы.
  4. Задайте правила: стиль, запрещённые фразы, лимиты скидок/сроков.
  5. Настройте интеграции (API, веб-хуки) и подготовьте тестовые данные.
  6. Соберите «песочницу»: ревью-поток, статусы, права, журнал правок.
  7. Запустите пилот на 10–20 реальных обращений/сделок.
  8. Замерьте базовые метрики (время подготовки, FCR, конверсию, долю автоответов).
  9. Раскатывайте дальше, добавляя шаблоны и источники.
  10. Еженедельно улучшайте базу знаний и шаблоны по обратной связи.

Примеры промтов для генерации

[КП] Сформируй КП для {{Компания}} на {{Продукт/Пакет}}.
Контекст: {{Карточка_сделки}}, {{Прайс}}, {{Ограничения_скидок}}.
Тон: деловой, короткие абзацы, без жаргона. Вставь таблицу стоимости и раздел «Следующий шаг».
Запрети: «мы лучшие», «уникальный» и др. рекламные клише.
[Ответ клиенту] Сформируй краткий ответ на вопрос {{Тема}}.
Контекст: статьи {{Ссылки_на_KB}}. Обязательно дай 1–2 ссылки.
Если уверенность < 0.7 — предложи передать специалисту.
[ТЗ] Сформируй черновик ТЗ по брифу {{Ссылка}}.
Структура: цели, артефакты, границы, требования, риски, сроки, этапы.
Отдельно: критерии приёмки и метрики успеха.
Записаться на консультацию Разберём ваши шаблоны, источники данных и запустим пилот за считанные дни.