Шаг 1. Сильный договор и проверка арендатора
Снижение дебиторки начинается до подписания договора. Что важно предусмотреть:
- Обеспечение: депозит 1–2 месяца или банковская гарантия.
- Оплата: предоплата/частичная предоплата, чёткий календарь выставления счетов, размер пени.
- Документооборот: электронный обмен документами и ежемесячный акт сверки.
- Лимит долга: при превышении — автоматический переход на предоплату.
Классифицируйте долги: будущая, текущая, просроченная (1–30, 31–60, 61–90, 90+ дней), проблемная. Так легче назначать ответственных и выбирать действия.
Шаг 2. Автоматизируем начисления и контроль
Ручной биллинг тянет ошибки и задержки. Автоматизация счётов, напоминаний, сверок и отчётов ускоряет оплату и делает картину прозрачной.
Еженедельный цикл
- День −10: черновой счёт и уведомление арендатору.
- День −3: финальный счёт + быстрые способы оплаты.
- День 0: пометка «к оплате сегодня» в личном кабинете.
- День +3: мягкое напоминание (почта/мессенджер).
- День +7: звонок и фиксация «обещания оплаты» с датой.
- День +15: предложение рассрочки/графика платежей.
- День +30: претензия и переход в эскалацию.
Что измеряем
- Среднее число дней до оплаты — хотим тренд на снижение.
- Индекс собираемости платежей — доля реально собранной задолженности за период.
- Ведомость просрочки по корзинам (1–30 / 31–60 / 61–90 / 90+).
- Показатели команды: % счетов, отправленных в день начисления; доля оплат «в срок»; среднее время закрытия спорных счетов.
Матрица эскалаций
| Статус долга | Действие | Ответственный | Срок |
|---|---|---|---|
| 1–7 дней просрочки | Автоматическое письмо + звонок, фиксация «обещания оплаты» | Менеджер аренды | 48 часов |
| 8–30 дней | Предложение рассрочки/частичной оплаты | Руководитель объекта | 3 дня |
| 31–60 дней | Претензия, приостановка доп. услуг (паркинг/реклама) по договору | Юрист + УК | 5 дней |
| 60+ дней | Судебная процедура и контроль исполнения | Юрист | по регламенту |
Шаг 3. Действуем последовательно: от мягкого урегулирования до суда
- Мягко: соглашение о рассрочке с датами и суммами; зачёт депозита при взаимной договорённости.
- Жёстче: претензия с полным пакетом документов (договор, акты, переписка, счета, выписки).
- Суд: типовые шаблоны заявлений, контроль сроков и исполнительных действий.
Чек-лист запуска на 14 дней
- Единый реестр дебиторки с контактами и ответственными.
- Правила классификации долгов и пороги эскалации.
- Автовыставление счетов и напоминания в день начисления.
- Личный кабинет арендатора с быстрыми оплатами и историей.
- Еженедельный разбор «топ-20» просрочек по ведомости.
- Целевые значения: меньше дней до оплаты, выше собираемость.
- Шаблоны: письмо-напоминание, претензия, соглашение о рассрочке.
- «Водопад» действий по срокам и ответственности.
- Проверка формулировок в договорах (депозит, пени, право приостановки сервисов).
- Акты сверки с ключевыми арендаторами.
Как сделать это быстро с ВЕБОФИС: REALTY
В конфигурации ВЕБОФИС: REALTY уже есть: автоматические начисления по договорам и площадям, массовая отправка счетов, личный кабинет арендатора с онлайн-оплатой, быстрые сверки, отчёты по просрочке и готовые сценарии эскалаций. Это снижает ручную работу и помогает держать задолженность под контролем.
Если вы управляете разными направлениями (склады, торговые площади, коворкинг), посмотрите и другие готовые решения ВЕБОФИС — их можно комбинировать в единой системе.
