Задача
Наш клиент ООО "Медиана" столкнулся с трудностью в управлении и контроле многочисленного персонала. Компания искала способ автоматизировать процессы и повысить прозрачность работы сотрудников при обслуживании корпоративных клиентов в B2B-сегменте. Было решено доработать конфигурацию для B2B-услуг для более эффективного и централизованного управления бизнес-процессами.
Решение поставленной задачи
Когда мы пришли в компанию, рабочие процессы больше напоминали палату с хаотичным движением: отчеты составлялись вручную, за заказами следили через Excel-таблицы, а данные о клиентах хранились в разрозненных файлах. Каждый отдел был занят своей деятельностью, редко синхронизируясь с остальными, что порождало рассогласованность и ошибки.
Заказы и учет клиентов:
— Было: Процесс обработки заказов осуществлялся в нескольких независимых таблицах, что делало его медленным и подверженным ошибкам.
— Стало: Мы внедрили B2B портал с индивидуально настроенной воронкой в CRM, который централизовал данные всех клиентов и заказов, автоматизируя и надлежащим образом упорядочивая весь процесс от заказа до поставки.
Управление задачами и рабочей деятельностью:
— Было: Рабочие задачи назначались и отслеживались без эффективных инструментов управления, что влекло трудности с контролем исполнения и учетом времени.
— Стало: Адаптация и внедрения модуля управления проектами и задачами, используя KanBan методологию, позволило нам обеспечить прозрачность постановки и выполнения задач, включая автоматический учет рабочего времени и производительности сотрудников.
Логистика и складской учет:
— Было: Отслеживание запасов и управление логистикой было нескоординированным, со множеством избыточных задач и документации.
— Стало: С внедрением модуля управления складом комплексной системы, мы автоматизировали инвентаризацию и синхронизировали ее с заказами, обеспечив непрерывное обновление данных и оптимальное планирование закупок.
Весь процесс внедрения был адаптивным и проходил по неоднократно «обкатанному» плану внедрения. Мы работали в тесной связке с проектной командой со стороны заказчика, тестируя каждый модуль на всех этапах и внедряли их таким образом, чтобы исключить простои в текущем рабочем процессе. Благодаря такому подходу, сотрудники компании смогли непрерывно выполнять свои обязанности в период внедрения новой системы, а по его завершению эффективно перешли на новую автоматизированную платформу управления бизнес-процессами.
Результат:
В течение первых шести месяцев использования системы был зафиксирован рост производительности персонала на 30% и улучшение качества обслуживания клиентов. Отчетность стала более четкой и доступной, обеспечивая начальникам подразделений непосредственный доступ к KPI-показателям каждого сотрудника.